Для расчета некоторых показателей компании или частному предпринимателю приходится определять величины средней численности и средней списочной численности персонала. А как это сделать? В чем заключается разница между средней численностью и среднесписочной численностью? Ответы на данные вопросы вы можете узнать из следующей статьи.

Численность персонала фирмы является важнейшим показателем, который отражает сегмент деятельности компании и показывает число работающих в ней специалистов на конкретную дату или период отчета. На его основе осуществляется расчет средней списочной численности, представляющей собой показатель, применяемый для целей обложения налогами и статистических целей.

Разница между показателями

Чем отличается средняя численность от среднесписочной численности ? Основное отличие заключается в том, что в показатель средней численности включается абсолютно весь персонал (даже внешние совместители и специалисты, осуществляющие деятельность по ГПД). В показатель средней списочной численности входят только те служащие, для которых работа является основной и постоянной.

Законодательство об установлении численности

В рассматриваемой нами области действуют положения законодательства (в основном, налогового), а также инструкции и приказы о порядке расчета списочной и среднесписочной численности персонала для сдачи отчетов в статистические органы.

Основными из них являются:

• Инструкция по статистике численности и з/п специалистов в организациях. Она была утверждена еще в 1987 году и действует по настоящее время.
• Приказы Росстата под номерами 357, 536, 498 и другие.

Средняя численность персонала

Средняя численность персонала включает в себя несколько пунктов:

• Среднюю списочную численность специалистов;
• Среднюю численность специалистов, трудящихся по внешнему совместительству;
• Среднюю численность специалистов, осуществляющих трудовую деятельность на основании ГПД.

Исходя из этого, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сделать вывод, что эти два показателя требуются для расчета друг друга.

Как определить списочную численность

Чтобы узнать среднесписочную численность, нужно знать величины списочной численности, определяемые на даты, включаемые в этот период.

В списочной численности учёт каждого специалистов осуществляется один раз. За каждый день осуществляется учёт как фактически трудящихся работников, так отсутствующих на своих трудовых местах по каким-либо причинам. Исключениями являются только те специалисты, которые признаются внешними совместителями или работниками, которые трутся по ГПД.

Как определить среднесписочную численность

Исчисление среднесписочной численности служащих за месяц осуществляется путем сложения списочной численности персонала за каждый день месяца (в учет выходят и выходные, и праздники). Затем полученное значение делится на число дней в месяце отчета.

При расчете этой величины необходимо принимать во внимание следующие важные моменты:

• Некоторые специалисты, которые включаются в списочную численность, не входят в среднесписочную;
• Служащие, осуществляющие деятельность по ГПД, учитываются в списочной численности в качестве целых единиц по дням присутствия на трудовом месте;

Те служащие, которые трудятся неполное время, учитываются не в качестве целых единиц, а в соответствии с числом реально отработанных часов.

Для составления отчетности в налоговые органы, подтверждения фискальных льгот и определения размера отдельных бюджетных обязательств фирмам и предпринимателям приходится определять показатели, связанные с количеством наемных специалистов. Разница средней численности и среднесписочной численности до сих остается непонятной для многих руководителей и сотрудников бухгалтерии. Рассмотрим, в чем отличие между понятиями и для каких целей они применяются в реальной экономической жизни.

Действующее законодательство выделяет категории специалистов, которых не нужно включать в расчет вне зависимости от того, какой показатель определяется: средняя (СЧ) или среднесписочная численность (ССЧ).

К числу таковых относятся:

• Специалисты, находящиеся в отпусках по БиР, уходу за ребенком, по усыновлению новорожденного малыша. Единственное исключение – это работники, которые трудятся из дома, сохраняя право на получение пособий.
• ИП, с которыми коммерческая структура заключила договор на оказание услуг (выполнение работ).
• Специалисты, находящиеся в неоплачиваемом отпуске для сдачи сессии или прохождения вступительных испытаний в вуз или суз.
• Адвокаты.
• Учредители юридического лица, которым не выплачивается оклад.
• Лица, которые трудятся у нанимателя по ученическому или иному специальному договору (военнослужащие, отбывающие приговор суда и т.д.).
• Работники, переведенные в другое юрлицо без сохранения оклада или направленные для выполнения функционала за границу.

Если специалист прекратил являться на работу без предварительного предупреждения нанимателя, его убирают из списочного состава с первого дня неявки. Это означает, что его прогулянные дни не включат в формулы СЧ и ССЧ.

Средняя и среднесписочная численность: отличия

Оба показатели отражают размер штата компании или ИП и могут использоваться руководителями коммерческих структур для анализа эффективности работы персонала, определения потребности в дополнительных кадрах.

Разница показателей продиктована особенностями их расчета. ССЧ – это составная часть СЧ. Это означает, что для одного предприятия второе значение обязательно окажется больше или равно первому, но никак не меньше.

Чем отличается средняя численность от среднесписочной численности? Второй показатель включает исключительно специалистов, нанятых в компании или ИП по трудовым контрактам, для которых данный работодатель – основное место трудоустройства. С точки зрения бухгалтера не имеет значения, где в конкретный момент находится сотрудник:

• в очередном отпуске;
• в командировке;
• дома, потому что его трудовой контракт позволяет выполнять обязанности удаленно;
• на больничном (только при условии, что оформлен лист нетрудоспособности);
• в отгуле из-за семейных обстоятельств по согласованию с администрацией;
• на выходном, выпавшем по графику или предоставленном за переработку;
• при исполнении служебных обязанностей.

Средняя численность – это ССЧ, увеличенная на два пункта:

1. специалистов, трудоустроенных как внешние совместители – основным местом работы для них является другая организация;
2. физических лиц, нанятых по гражданско-правовым договорам.

Списочная и среднесписочная численность работников – это показатели, отражающие среднее количество наемных специалистов в штате компании за определенный период времени (как правило, год). Они взаимосвязаны, поэтому для исчисления первого необходимо рассчитать второй по установленным правилам.

Как определяется ССЧ предприятия?

Чтобы определить показатель ССЧ за месяц, нужно найти списочную численность сотрудников на каждую дату. Источник информации для бухгалтера – табель учета рабочего времени. Складываются значения на каждую дату, включая те, которые помечены как нерабочие в производственном календаре.

Списочная численность сотрудников в выходной или праздник признается равной значению, определенному на предыдущий рабочий день. Результат суммирования делится на число календарных дней периода.

Если специалисты заняты в условиях неполного рабочего дня, они считаются в формуле ССЧ пропорционально фактически отработанному времени.

Списочная и среднесписочная численность за период более месяца определяется по следующему алгоритму:

• исчисляется значение за месяц;
• данные по месяцам складываются;
• результат делится на число месяцев в периоде, например, на 12, если показатель исчисляется за год.

Если фирма или ИП функционировали неполный год, бухгалтер рассчитывает ССЧ за месяцы фактической работы коммерческой структуры и делит результат на их количество. Этот способ применяется для сезонного бизнеса, недавно образованных хозяйствующих субъектов.

Чтобы трансформировать ССЧ в СЧ, нужно прибавить к результату вычислений данные по внешним совместителям и специалистам, нанятым по ГПБ. Первые учитываются по фактически отработанному времени, аналогично лицам, трудоустроенным на неполный день. Вторые – как целые единицы на протяжении периода, на который у них подписан договор с компанией.

Формула расчета среднего значения для двух указанных категорий работников аналогична той, что используется для определения ССЧ.

Зачем рассчитывается среднесписочная численность?

Чем отличается списочная численность от среднесписочной численности? Второй показатель имеет более широкую область применения. Его исчисление необходимо и малым компаниям, и представителям крупного бизнеса.

ССЧ считается для следующих целей:

• Подача ежегодного отчета о ССЧ в ФНС, обязательная для всех компаний и ИП с наемными сотрудниками. Крайний срок его представления – 20 января следующего года, за опоздание коммерческую структуру штрафуют на 200 руб.
• Определение права хозяйствующих субъектов представлять отчетность в фискальные органы на бумажном носителе.
• Заполнение формы 4-ФСС и расчета по страховым взносам.
• Исчисление налога на прибыль компаниями с обособленными подразделениями. Законодательство допускает распределение региональной части обязательства пропорционально ССЧ, исчисленной по «обособкам».
• Заполнение формы ПМ, которую представители малого бизнеса каждые три месяца представляют налоговикам.
• Получение освобождения от уплаты налога на прибыль. В ст. 381 НК РФ указано, что воспользоваться льготой вправе фирмы и ИП, в которых инвалиды и их представители составляют не менее 80% от показателя ССЧ.
• Определение квот по приему на работу инвалидов в соответствии с положениями 181-ФЗ.

Значение ССЧ используется для получения прав на налоговые льготы представителями определенных отраслей. Например, IT-компании могут перечислять страховые взносы по сниженным ставкам, если среднесписочное число сотрудников за год не превысит 7-ми человек.

Разница средней численности и среднесписочной численности не столь велика, как кажется на первый взгляд. Значение СЧ исчисляется на основании рассчитанного показателя ССЧ. К полученной цифре прибавляют количество внешних совместителей и физлиц, занятых по ГПБ, пользуясь теми же формулами и логикой.

Когда используется средняя численность персонала?

Компании и ИП исчисляют средний показатель в следующих ситуациях:

• Чтобы перейти на УСН и ЕНВД. Например, в ст. 346.12 НК РФ говорится, что упрощенная система недоступна для фирм и ИП, средняя численность персонала которых превышает порог 100 человек.
• Чтобы использовать патентный режим. Требования законодателей еще строже: штат предприятия не должен превышать 15-ти человек.
• Чтобы воспользоваться налоговыми льготами. Показатель прописывается в статистической форме, ежеквартально подаваемой малыми предприятиями.

До 2016 года по средней численности определялось, можно ли отнести коммерческую структуру к категории малого и среднего предпринимательства. В настоящее время за основу взят среднесписочный показатель, что позволяет причислять к субъектам МСП большее количество предприятий.

Чем отличается средняя численность от среднесписочной численности? Разница кроется в методике расчета и целях, для которых бухгалтер проводит вычисления. Второй показатель используется в ежегодной отчетности, первый необходим исключительно для малых предприятий и коммерческих структур, желающих перейти на спецрежим.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Налоговым законодательством Российской Федерации предусмотрена ответственность налогоплательщиков в предоставлении сведений о среднесписочной численности работников. Данная статья позволит разобраться в правильности предоставления указанных сведений.

Для чего необходимо предоставлять сведения о среднесписочной численности работников?

Сведения о среднесписочной численности работников позволяет налоговым органам определять:

• способ предоставления налоговой декларации;
• право применения определённого налогового режима.

Кому необходимо предоставлять сведения о среднесписочной численности работников?

Способ предоставления сведений о среднесписочной численности работников

В соответствии со ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя) следующим образом:

Ответственность за непредоставление сведений о среднесписочной численности работников

За непредоставление сведений о среднесписочной численности работников для налогоплательщиков предусмотрена ответственность:

Штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ

Правонарушение	Взыскание	Нормативный акт
Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений	ст. 126 НК РФ
Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде	административный штраф на граждан в размере от ста до трехсот рублей; штраф на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей	ст. 15.6 КоАП РФ
Несоблюдение порядка представления расчета в электронной форме	Штрафа в размере 200 рублей	ст. 119.1 НК РФ

Вопросы и ответы

1. Могут ли заблокировать расчётный счёт по причине непредоставления сведений о среднесписочной численности работников?

Ответ: Согласно ст. 76 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников не являются налоговой декларацией, в связи с чем непредоставление или предоставление с нарушением сроков не может провоцировать блокировку расчётного счёта налогоплательщика.

1. В одном из месяцев численность работников нашей организации превысило 100 человек. Может ли это как-то повлиять на смену налогового режима?

Ответ: На смену налогового режима может повлиять среднесписочная численность работников за календарный год. Если данный показатель не превышает 100 человек, то в вашем случае на налоговом режиме никак не скажется.

Чтобы проанализировать эффективность деятельности наемного персонала и отчитаться перед контролирующими структурами, организациям и ИП нужно знать, сколько сотрудников они привлекают для выполнения тех или иных задач. Списочная численность работников – это количество специалистов в штате юридического лица на конкретную дату. Это отправная точка для исчисления других показателей – средней и среднесписочной численности.

Чтобы правильно найти показатель, характеризующий размер штата, и корректно оценить его динамику, бухгалтеру нужно знать, кого учитывать в формулу. Основополагающий документ в этой сфере – приказ Росстата №498.

Списочный состав работников – это количество специалистов, трудоустроенных по срочным и бессрочным трудовым соглашениям на постоянную или временную работу. Подсчету подлежат сотрудники, которые исполняли служебные обязанности хотя бы один день. В формулу включаются собственники компании, если им выплачиваются не только дивиденды, но и оклад.

Списочная численность включает специалистов, которые:

• фактически явились на рабочее место, в том числе те, кто не исполнял служебные обязанности по причине простоя;
• находились на больничном, что подтверждает листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением;
• пребывали в очередном оплачиваемом отпуске;
• находились в учебном отпуске с сохранением оклада;
• находились в служебных поездках по России или за рубеж;
• отсутствовали на службе по причине выполнения общественных обязанностей, возложенных фирмой-нанимателем;
• выполняли служебные обязанности из дома – они учитываются равно как количество работников списочного состава, явившихся на работу;
• были временно направлены к конкретному работодателю без сохранения зарплаты по основному месту трудоустройства;
• были на выходном, предоставленном в счет переработки за прошлые периоды;
• ушли в отпуск по БиР или уходу за ребенком;
• находились в отгуле по семейным обстоятельствам, согласованном с администрацией нанимателя;
• участвовали в забастовках и т.д.

Списочная численность работников предприятия – это совокупность специалистов, нанятых на условиях неполной трудовой недели. Они считаются как целые единицы вне зависимости от того, находились ли на службе или отсутствовали в соответствии с ранее согласованным графиком.

При подсчете размера штата каждый сотрудник учитывается один раз. Не составляют исключение и внутренние совместители, работающие на двух должностях в одной компании или ИП.

Кого не включают в списочный состав?

В подсчет не входят специалисты, поименованные в приказе Росстата №498. К их числу относятся:

• внешние совместители – их учет ведется отдельно;
• физические лица, выполнявшие разовые функции по гражданско-правовому договору (например, консультация врача, выступление артистов, ремонт оборудования, проведение экспертизы и т.д.);
• сотрудники, направленные на службу за рубеж;
• лица, нанятые по специальным договорам (военнослужащие, осужденные);
• адвокаты – никогда не увеличивают списочную численность рабочих;
• лица, направленные к другому нанимателю без сохранения оклада;
• сотрудники, направленные на обучение в образовательное учреждение и получающие стипендию;
• учредители компании, которым не выплачивается оклад;
• лица, самовольно прекратившие ходить на службу, с первого дня неявки.

Численность работников списочного состава – это количество специалистов, для которых данный работодатель является основным и которые получают от него заработную плату. Если выплата оклада приостановлена, человек не учитывается на конкретный период.

Чем отличается списочная численность от штатной?

Действующее законодательство не включает термина «штатная численность». На практике это понятие толкуется как количество специалистов, предусмотренное штатным расписанием фирмы или ИП. Иными словами, в него входят и те позиции, на которых наняты работники, и вакантные места.

Списочная численность персонала – это число специалистов, с которыми компания заключила трудовые договоры. Для расчета не имеет значения, на какой срок подписаны соглашения и находится ли сотрудник на службе в настоящий момент или отсутствует по уважительным причинам.

Таким образом, штатный состав – более широкое понятие, чем списочный. Руководители предприятия вправе определять «штатку» по собственному усмотрению, ориентируясь на нужный уровень эффективности и объемы производства.

Как трансформировать списочный состав в среднесписочную численность?

Списочная численность работников определяется на одну конкретную дату, а ССЧ – это усредненное значение на период (месяц, квартал, год и т.д.).

Практика показывает, что ССЧ – более востребованный показатель, чем списочный состав. Его используют при определении способа сдачи налоговой отчетности, распределении налога на прибыль между обособленными подразделениями, расчете количества квот для инвалидов и других целей.

Что такое списочная численность кадров? Это «отправная точка» для вычисления ССЧ. Чтобы трансформировать один показатель в другой, из первого нужно вычесть количество сотрудников:

• в отпусках по БиР и по уходу за малолетними детьми;
• студентов вузов и сузов, проходящие практику на предприятии и зачисленные на рабочие места;
• лиц, ушедших в учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• инвалидов ВОВ.

Если специалист трудоустроен на условиях неполного дня, для определения ССЧ его учитывают не как целую единицу, а пропорционально фактически отработанному времени.

Чтобы найти ССЧ, бухгалтер складывает скорректированную списочную численность на все даты периода. Значение показателя в выходные и праздники принимается таким же, как в предшествующую буднюю дату. Полученная сумма делится на количество календарных дней в интересующем отрезке времени.

Изменения списочного состава компании

Что такое списочный состав работников предприятия? Это не статичная величина, а показатель, подверженный постоянному изменению. На реально функционирующем предприятии регулярно происходят выбытия кадров и прием новых специалистов по трудовым контрактам. Потребность в сотрудниках меняется в зависимости от того, какой этап переживает предприятие: бурный рост или кризис.

Численность списочного состава увеличивается за счет отбора кадров, осуществляемого из двух источников:

1. Внешнего

Поиск работников извне: через газетные объявления, специализированные сайты, кадровые агентства.

1. Внутреннего

Развитие сотрудников внутри фирмы, продвижение по «служебной лестнице». Этот вариант дешевле первого, усиливает привязанность специалистов к компании. Его минус – отсутствие новых работников со свежими взглядами.

Выбытие и набор новых специалистов, вне зависимости от способов и причин, называется оборотом кадров.

Показатели изменения списочной численности персонала

Чтобы оценить оборот кадров, его значение для предприятия и особенности, используются показатели изменения численности сотрудников. К их числу относится следующее:

• Коэффициент оборота по приему – рассчитывается делением количества специалистов, принятых за определенный отрезок времени, к среднесписочной численности (ССЧ) персонала за аналогичный период.
• Коэффициент оборота по выбытию – получается делением числа уволившихся сотрудников (вне зависимости от причин расставания с организацией) на ССЧ персонала.
• Коэффициент замещения – нужно найти разницу между вновь принятыми и уволенными работниками, а затем поделить результат на ССЧ.
• Коэффициент постоянства кадров – получается делением количества сотрудников, проработавших весь временной интервал, на ССЧ за аналогичный период.

Чтобы оценить укомплектованность штата, руководству недостаточно знать, как определить списочную численность работников, нужно уметь оценивать показатель в динамике. Например, если коэффициент замещения – положительная величина, компания расширяет штат, осваивает новые возможности. Чем он больше, тем более быстрыми темпами идет набор персонала.

Отрицательное значение коэффициента свидетельствует об уменьшении штата. Возможные тому причины – сокращение производства, кризисные явления на предприятии.

Коэффициент постоянства кадров показывает, что значит списочный состав с точки зрения лояльности к работодателю. Если этот показатель растет, кадровая политика фирмы совершенствуется, если падает – текучка сотрудников велика, и это «тревожный звоночек» для руководства.

Штатно-списочный состав работников: образец

Информация о количестве работников компании отражается в специальном документе – штатно-списочном составе. Это перечень штатных специалистов вне зависимости от факта нахождения на службе в настоящий момент, за которыми сохраняется рабочее место.

Типовая форма содержит следующие сведения:

• наименование организации-составителя;
• дата, на которую актуальны представленные сведения;
• название должности;
• ФИО сотрудника;
• ставка;
• указание, является ли работа для специалиста основной или он нанят как совместитель.

Частота заполнения документа не определена законодательно, фирма сама решает, как часто обновлять данные. Это можно делать на первый день каждого месяца. Для готовых документов отводится специальная папка. Срок хранения бумаг – 75 лет.

Что значит списочный состав работников? Это количество наемных специалистов на конкретную дату, рассчитанное в соответствии с разъяснениями Росстата. Показатель необходим для внутренней аналитики на предприятии, составления отчетности в фискальные органы. Это опорная точка для определения среднесписочной численности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .