Для оформления данной операции используется документ Заказ клиента.

Для оформления данной операции в настройках программы (раздел Администрирование - CRM и Продажи) должен быть включен флажок Заказы клиентов. Для оформления данной операции можно использовать варианты работы Заказ со склада и Заказ со склада и под заказ. В методике применяется режим работы Заказ со склада и под заказ.

Новый документ может быть введен из списка документов Заказы клиентов (раздел Продажи) или создан на основании сделки с клиентом, коммерческого предложения или задания торговому представителю. Порядок ввода и заполнения полей в этих случаях описан в соответствующих разделах справочника. В данном разделе будем рассматривать тот вариант, когда заказ клиента вводится из списка документов.

Следует отметить, что порядок работы с заказом клиента зависит от тех условий, которые определяются соглашением с клиентом и не зависит от того, каким именно образом был создан новый заказ клиента.

При вводе нового документа после выбора информации о партнере автоматически устанавливаются реквизиты, которые мы установили в соглашении для данного партнера.

В предыдущих разделах справочника мы уже рассматривали вопрос о том, как оформить соглашение с клиентом, как ввести информацию о ценах и скидках, которые будут действовать в рамках данного соглашения.

Ввод нового клиента в форму заказа можно начать с ввода информации о партнере (Клиент) или информации о юридическом лице партнера (Контрагент). Для ввода информации о клиенте можно использовать режим быстрого ввода.

Например, если нам известна информация об ИНН клиента, то информацию о первых цифрах ИНН можно ввести в поле Клиент или Контрагент и нажать кнопку Enter. Если программа сможет однозначно идентифицировать эту информацию, то она автоматически заполнит данные о контрагенте. В том случае, если однозначной идентификации не произошло, будет предложен список значений (как это показано на рисунке), из которого требуется выбрать нужное.

Аналогичным образом можно произвести заполнение по первым буквам наименования партнера (клиента).

После ввода информации о клиенте автоматически заполняется вся доступная информация, если она может быть однозначным образом идентифицирована:

• если для клиента определено одно юридическое лицо, то после ввода информации о клиенте будет автоматически заполнена информация о контрагенте;
• если клиент работает всегда по одним и тем же условиям, то есть для него действует индивидуальное или вполне определенное типовое соглашение, то информация об этом соглашении будет автоматически заполнена в документе;
• если по условия соглашения расчеты должны вестись по договорам и для юридического лица партнера (контрагента) определен один договор, то информация об этом договоре будет автоматически заполнена в документе.

Если для клиента возможен выбор – клиент может работать по нескольким соглашениям или от имени нескольких юридических лиц, то эту информацию нужно дополнительно заполнить в документе, указав необходимые данные в соответствующих полях документа.

При вводе нового документа программа автоматически заполняет информацию об организации и складе в соответствии со статистикой указания этой информации в предыдущих документах данного типа, если эта информация не указана в соглашении. То есть если менеджер оформляет заказы от имени одной организации на один склад, то при вводе последующих документов (при вводе третьего документа) эта информация заполнится автоматически.

Итак, в качестве клиента, который заказал у нас товар, был выбран партнер «Саймон и Шустер». В качестве соглашения с клиентом выбрано соглашение Оптовые продажи (предоплата). При оформлении документа будут использоваться те параметры, которые установлены в этом соглашении.

Для просмотра параметров, установленных в соглашении, нужно нажать кнопку рядом с названием соглашения.

По условиям примера товар должен резервироваться по заказу клиента только после полной оплаты покупателем. Поэтому в соглашении с клиентом выбран график оплаты Предоплата, в котором указан 100 % авансовый платеж с отсрочкой платежа 5 дней. В соответствии с этим параметром будет автоматически рассчитана дата оплаты (гиперссылка К оплате) в документе. Заполнение даты оплаты будем производить позже, после того как определимся с суммой заказа (перечнем заказанных позиций).

Примечание

Дата оплаты может рассчитываться в соответствии с календарными или рабочими днями. Это определяется установкой флажка в графике оплаты. В нашем случае используется Учет отсрочки по календарным дням. Поэтому дата оплаты будет рассчитана с учетом выходных дней.

По умолчанию для данного клиента установлена оптовая цена (Вид цены – оптовая). Информация об этой цене и будет использоваться при заполнении цен на товары в документе.

В соглашении с клиентом установлена валюта – рубли (RUB). Эта валюта и установилась по умолчанию в заказе клиента. Заказ клиента может быть оформлен в любой валюте, зарегистрированной в справочнике Валюты. Информация о валюте заполняется на странице Дополнительно.

Валюта, установленная в заказе клиента, будет являться той валютой, в которой ведутся взаиморасчеты с партнером. Валюта взаиморасчетов, указанная в заказе, жестко связана с валютой взаиморасчетов по договору. Если взаиморасчеты с клиентом ведутся по договорам, то в качестве договора в заказе клиента можно будет указать только тот договор, валюта которого совпадает с валютой заказа.

В рамках одного соглашения могут быть оформлены заказы с ведением взаиморасчетов в разных валютах и по разным договорам. В соответствии с условиями, указанными в соглашении указание договора не требуется, поэтому в документе информация о договоре указана не будет.

Следует помнить, что если заказ клиента будет оформляться в валюте, отличной от валюты соглашения, то это будет нарушением условий продажи. Оформить такой заказ сможет только тот менеджер, для которого включено право отклонения от условий продаж, или для этого заказа необходимо будет провести дополнительное согласование отклонений от условий продаж.

В нашем примере заказ клиента будем оформлять в валюте, которая указана в соглашении, в рублях. В соответствии с условиями соглашения в документе автоматически заполнилась информация об организации «Торговый дом «Комплексный», от имени которой будет оформляться заказ клиента.

Информация о складе, на котором будет резервироваться товар, в заказе клиента заполнилась в соответствии с ранее оформленными документами (по статистике использования). Будем рассматривать вариант, когда товар резервируется и отгружается с одного склада. В соответствии со статистикой заполнился склад Центральный склад. Изменим склад и укажем склад «Бытовая техника». Следует напомнить, что склады в редакции 11 конфигурации «Управление торговлей» – это складские территории, которые могут быть разделены на несколько помещений. Фактическая отгрузка товаров может быть в дальнейшем произведена из разных помещений одной складской территории. В то же время предусмотрена возможность указать в одном заказе группу, в которую будет включено несколько складских территорий.

На складе «Бытовая техника» контролируются остатки товаров с учетом ранее зарезервированных товаров (установлен флажок Контролировать обеспечение).

После определения основных параметров заказа переходим к подбору товаров в табличную часть документа. При подборе товаров можно использовать вариант быстрого подбора по первым буквам краткого наименования или по артикулу товара.

При таком варианте подбора будут автоматически заполнены оптовые цены по товару (если они зарегистрированы на дату оформления документа).

Можно также использовать вариант подбора товаров с помощью диалогового окна Подбор номенклатуры. Вызов диалогового окна подбора производится при нажатии кнопки Подобрать товары.

Принцип подбора одинаков во всех документах. Он уже рассматривался при оформлении коммерческих предложений.

Остановимся на некоторых особенностях подбора при продаже товаров.

В рассматриваемом примере товар резервируется из текущего свободного остатка на складе. Поэтому при подборе следует анализировать текущие остатки товаров на складе и подбирать те товары, которые есть в доступном остатке. Информация о доступном остатке товаров показывается для склада, который указан в документе, если установлен вариант показа Подробная информация об остатках (показать). Поскольку в нашем примере товар должен отгружаться из текущего остатка, то следует установить фильтр по наличию товаров на текущем складе (Только в наличии на складе Бытовая техника).

Следует отметить, что обычно при продаже товара назначаются фиксированные цены. Информация о ценах заполняется в соответствии с тем типом цен, который указан в документе. Поэтому при подборе рекомендуется исключить запрос количества и цен. Это ускорит процесс подбора товаров в табличную часть документа. Однако если необходимо все-таки контролировать цены и указывать количество товаров при подборе, то можно оставить вариант запроса количества и цены (Все действия – Настройки – Запрашивать количество и цену).

При подборе товаров можно использовать различные варианты поиска товаров. Для ограничения списка товаров можно использовать фильтр по видам и свойствам номенклатуры.

Особенностью данного отбора является то, что при его использовании можно установить отбор по дополнительным сведениям (дополнительным свойствам и реквизитам), которые мы произвольным образом добавили для товаров. Список тех параметров, по которым необходимо производить отбор, нужно предварительно добавить в справочник Виды номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры могут быть установлены свои параметры отбора.

Например, при установке флажка у конкретного значения параметра произойдет быстрый отбор и в списке будут показаны только те холодильники, которые имеют выбранный тип (марку). Если дополнительно установлен фильтр по наличию товара, то в списке будут показаны только те выбранные марки холодильников, которые есть в наличии на конкретном складе.

Этот способ подбора удобно использовать также для отбора товаров по свойствам характеристик. Например, если нам необходимо отобрать обувь 36-го размера, то мы можем установить отбор по виду номенклатуры «Обувь» и отбор по свойству характеристики – 36-й размер.

Используя возможность отбора по дополнительным свойствам, можно быстро найти те товары, которые обладают такими же свойствами, как исходный товар. Причем это можно сделать в общем списке, не устанавливая фильтр по видам и свойствам. Для этого используется команда контекстного меню Товар со схожими свойствами.

Для поиска товаров можно также использовать быстрый поиск по контексту. Например, если в списке электротоваров нужно найти кофеварки, то достаточно набрать эту информацию в строке поиска. При использовании такого варианта поиска следует использовать полнотекстовый поиск данных. Настройка варианта поиска производится по команде Все действия – Настройки – Настроить поиск.

Подбор товаров в документ производится двойным щелчком мыши или с помощью клавиши Enter. Товары могут быть сразу перенесены в документ или предварительно добавлены в диалоговое окно Подобранные товары, а затем перенесены в документ. Это зависит от положения переключателя Всего подобрано позиций... (показать).

Если флажок установлен, то после проверки списка подобранных товаров нужно нажать кнопку Перенести в документ. Если не установлен, то товары автоматически переносятся в документ в момент подбора.

При подборе товаров можно посмотреть список тех товаров, которые обычно продаются с подобранным товаром (С подобранной номенклатурой совместно продается). Для показа таких товаров должен быть установлен флажок Номенклатура, продаваемая совместно в разделе Администрирование – Номенклатура. Список товаров, которые совместно продаются настраивается в разделе Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники.

После того как товары подобраны в документ, необходимо уточнить состояние обеспечения для данных товаров, то есть сможем ли мы обеспечить отгрузку данного товара с учетом ранее зарезервированных товаров. Для этого в заказе необходимо вызвать обработку Состояние обеспечения.

В состоянии обеспечения мы видим, что все отобранные нами позиции отмечены зеленым цветом. Это означает, что все товары можно отгрузить со склада (доступно полное обеспечение).

В данном случае мы не рассматриваем вариант, когда недостающий товар можно заказать у поставщика, а также возможность частичной отгрузки по заказу. Эти вопросы мы рассмотрим в следующих разделах.

Предварительный список товаров нам необходим для расчета суммы предоплаты и выставления счета клиенту. Резервирование товаров будет производиться после того, как мы зарегистрируем поступление оплаты от клиента. После того как мы определились с суммой заказа, необходимо заполнить информацию о сумме авансового платежа в соответствии с графиком оплаты.

Для заполнения информации о платеже нужно нажать кнопку Заполнить этапы по графику. При заполнении информации о платеже мы можем указать вид оплаты (наличная, безналичная, платежная карта).

Предположим, что клиент будет оплачивать заказ путем перевода денежных средств на расчетный счет нашего предприятия. Нужно указать все эти данные на странице в диалоговом окне Правила оплаты.

Следует обратить внимание еще на один параметр, который мы можем заполнить в документе, – Желаемая дата отгрузки.

Программа предлагает заполнить эту дату в соответствии с предполагаемой датой перечисления аванса клиентом, поскольку отгрузка товаров может производиться только после полной оплаты заказа клиента.

После того как все данные введены в документ, нужно установить в документе Заказ клиента статус К выполнению. Так как мы не хотим резервировать товар до момента получения оплаты от клиента, то для всех строк заказа установим действие Не обеспечивать. Для группового заполнения можно использовать командуЗаполнить обеспечение.

Поскольку мы оформили документ в соответствии с условиями продаж, то дополнительного согласования заказа у руководства нам производить не требуется.

После того как мы установили у заказа клиента статус К выполнению, изменилось состояние заказа. В заказе установился статус Ожидается аванс (до обеспечения). Товар по заказу нельзя будет отгрузить (установить действие Отгрузить для строк заказа), если не зарегистрирована оплата заказа.

Важно!

Контроль необходимости предоплаты будет происходить только в том случае, если используется порядок ведения взаиморасчетов По заказам.

Заказы покупателей в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 используются для планирования процесса продажи товаров нашим клиентам.

Сами заказы располагаются в разделе «Продажи» . По команде «Заказы клиентов» мы переходим в журнал соответствующих заказов. В верхней части данного журнала приведены команды быстрого отбора. Например, это текущее состояние заказа, срок выполнения заказа, а также ответственный менеджер. Создать заказ можно непосредственно из данного журнала.

Настраивается механизм использования заказов в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» . В настройке разделов «Продажи» , в группе «Оптовые продажи» есть флаги, которые отвечают за соответствующие опции. Например, основной флаг - это «Заказы клиентов» . Установка данного флага позволяет активировать использование в программе 1С Управление торговлей 11 заказов клиентов.

• Также необходимо выбрать, как данные заказы будут использоваться. Возможны три опции: Первая - «заказ как счет» . При установке данного флага заказ будет использоваться исключительно для печати счетов для наших клиентов, и на основании такого заказа товар не будет резервироваться, не будет контролироваться исполнение заказов клиента.
• Также заказ можно использовать для резервирования товаров, имеющихся на складе. Для этого устанавливается опция «заказ только со склада» . По таким заказам клиентов уже можно контролировать их исполнение. Можно планировать оплату, и с помощью этих заказов можно резервировать товар на складах.
• Третья опция - это «заказ со склада и под заказ» . От предыдущей она отличается тем, что можно резервировать товар, отсутствующий в данный момент на складе, и таким образом формировать потребность в данном товаре. И, в дальнейшем, на основании этой потребности, можно будет сформировать заказы поставщику. При поступлении товара он автоматически попадет в резерв под данный заказ.

Также для управления заказами используется еще несколько опций, а именно - «не закрывать частично отгруженные заказы и заявки» , «не закрывать частично оплаченные заказы и заявки» . Если данные флаги установлены, то менеджер не сможет закрыть соответствующие заказы до выполнения указанного условия.

Флаг «причины отмены заказов клиентов» позволяет активировать в программе 1С Управление торговлей справочник «Причины отмены заказов клиентов» . И при установке соответствующего флага в заказах клиентов необходимо будет указывать причину, по которой происходит отмена данного заказа.

Второй способ создания заказов клиентов - это выполнение соответствующего шага при использовании сделок с клиентами. При использовании управления сделками с клиентами. Например, сейчас у меня на начальной странице в списке моих задач установлена задача - Сформировать заказ по сделке .

Открыв соответствующую команду, у меня есть команда «создать заказ» . Воспользовавшись данной командой, программа 1С Управление торговлей 11 на основании уже введенной на предыдущих этапах по нашей сделке информации формирует заказ клиента.

Вся основная информация у нас уже заполнена. Давайте посмотрим. Поля «клиент», «контрагент» и «соглашение» являются обязательными. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 не позволит сохранить и провести документ без указания данной информации. Также у нас уже заполнены: вид операции «реализация»; организация, от имени которой будет происходить продажа товара; склад, с которого планируется продажа.

По гиперссылке «Оплата» мы открываем правила оплаты. Сейчас они у нас не заполнены. Можно воспользоваться командой «Заполнить по соглашению» , и основании соглашения с клиентом будет заполнена соответствующая информация. В нашем случае, это - «аванс (до обеспечения)» и «предоплата (до отгрузки)». Перенесем данную информацию в наш заказ покупателя.

Перейдем на основную вкладку «Товары» и посмотрим, какая информация у нас здесь отражена. На основании оформленного на предыдущем этапе нашей сделки коммерческого предложения, утвержденного и согласованного, у нас заполнилась табличная часть, в которой мы видим перечень нашей номенклатуры, количество, цены, автоматические скидки (ручные скидки здесь не применялись) и сумму (ставку НДС).

В самой последней правой колонке как раз устанавливаются флаги «отменено», и необходимо будет указать «по причине». Если мы ставим такой флаг, необходимо будет из списка заранее введенных причин указать причину, по которой отменяется соответствующая позиция. Данная строка подсвечивается серым цветом, что обозначает отмену данной позиции.

Также в заказе покупателя есть два важных поля, влияющих на поведение программы 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2, а именно - «статус заказа» . У нас сейчас доступны 3 статуса:

• Статус «на согласовании» - в данном статусе заказ не делает никаких движений. Товар не резервируется, пока заказ не будет согласован.
• Статус «к выполнению» , который установлен сейчас, говорит о том, что заказ находится сейчас в стадии выполнения, то есть по нему планируется оплата, отгрузка и обеспечение резервирования товара.
• Статус «закрыт» говорит о том, что заказ закрыт и дальнейшая работа с ним не ведется.

Также возможно установить приоритеты, что является дополнительной аналитикой при работе с заказами клиентов. И основное поле, на которое стоит обращать внимание, это - «действия» . В данном случае у нас по всем позициям заполнено действие «к обеспечению» . Можно воспользоваться соответствующим помощником, в котором мы устанавливаем флаги. Например, доступные действия:

• «Не обеспечивать» заказ, тогда по данному заказу не рассчитываются потребности, товар не планируется к закупке.
• «К обеспечению» (то, что установлено у нас сейчас) - говорит о том, что по данному заказу начинается работа, и потребность в данном товаре будет определяться в заказах поставщику.
• «Резервировать по мере поступления» - говорит о том, что по заказу необходимо зарезервировать товар по мере его поступления на склад в случае его отсутствия.
• «Резервировать на складе» . Данный товар будет резервироваться из свободного остатка на складе.
• И действие «Отгрузить» говорит о том, что товар уже можно непосредственно отгружать.

У нас есть еще один помощник - «Состояние обеспечения заказа» . Перейдя к нему, мы можем увидеть, какие номенклатурные позиции у нас находятся в документе, что зарезервировано, что находится в обеспечении, какие действия возможно совершить (например, товар у нас есть на складе, его можно зарезервировать, и также, какой склад используется в данном случае).

На вкладке «дополнительно» указывается сделка, по которой оформляется наш заказ; ответственный менеджер; подразделение, в котором работает ответственный менеджер; валюта; флаг «цена включает НДС» и налогообложение - то, что продажа облагается НДС.

На вкладке «Товары» необходимо заполнить предполагаемую дату отгрузки. В данном случае у нас установлен флаг «отгружать одной датой» . Если мы его снимем, то предполагаемая дата отгрузки будет указываться в каждой строке нашего товара. Установим сегодняшнюю дату, и такой заказ в состоянии «к выполнению» можно провести и закрыть.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 говорит, что не удалось провести заказ. Разберемся с причинами отказа. В данном случае произошел контроль программы 1С Управление торговлей над заказами клиента, а именно - программе не понравилось то, что мы пытаемся поставить товар «к обеспечению», хотя у нас по данному заказу первая позиция оплаты «аванс (до обеспечения»). То есть, пока по данному заказу не поступит соответствующий аванс, товарные позиции «наш товар» не направляются в работу, и мы их не можем зарезервировать и не можем разместить их «к обеспечению» нашему поставщику. Поэтому по всем строкам я устанавливаю действие «не обеспечивать» , и уже такой заказ пытаюсь повторно провести.

Конфигурация 1С Управление торговлей версия 11.2 провела данный заказ и соответствующую задачу - «сформировать заказ по сделке» - отмечаем как выполненную.

Программа 1С Управление торговлей 11 переводит нас на следующий этап по нашей сделке, а именно - «подтвердить обязательства по сделке» .

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется работа с заказами клиентов как в рамках управления сделками, так и вне рамок управления сделками.

О чем эта статья

В этой статье рассмотрим три варианта использования документа «Заказ клиента »:

• Заказ как счет
• Заказ только со склада
• Заказ со склада и под заказ

Применимость

Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2 . Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.

Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2 , это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.

Постановка задачи

Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляются продажи. Все продажи оформляются через предварительный заказ клиента.

Товар под заказ клиента резервируется на складе. В случае если необходимого количества на складе по заказу клиента нет, то оформляется заказ поставщику на этот же оптовый склад.

Если товар, который хочет заказать клиент, еще в пути, то необходимо, чтобы ожидаемый товар от поставщика зарезервировался под этот заказ.

Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Что необходимо получить

Отразить процедуру оформления заказов клиентов в релизе УТ 11.1.9.

Рассмотреть новый порядок резервирования товаров в программе.

Решение задачи по резервированию товара

Поскольку в компании присутствует только один склад, то в разделе Администрирование – Склад и доставка флаг Несколько складов устанавливать не будем (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Склад и доставка»).

Указать настройки склада можно в разделе Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники – Настройка складского учета (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка складского учета»).

Установим флаг Контролировать обеспечение , график работы – «Пятидневка».

Дополнительно укажем способ обеспечения «Покупка у поставщика».

Способ обеспечения «Покупка у поставщика» предварительно нужно создать.

Например, со следующими настройками:

Вкладка Параметры планирования

Вкладка Ограничение использования .

Начиная с релиза УТ 11.1.9 в программе изменен порядок резервирования и ведения заказов клиентов.

Теперь в программе есть три варианта использования документа «Заказ клиента»:

• Заказ как счет
• Заказ только со склада
• Заказ со склада и под заказ.

Установить необходимый вариант можно в разделе (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Продажи»).

В зависимости от выбранного варианта использования заказов документ «Заказ клиента» выполняет разные функции.

По порядку рассмотрим каждый из существующих вариантов.

Для начала установим вариант использования заказа «Заказ как счет».

В данном варианте заказы используются только для печати счетов на оплату. Созданный документ «Заказ клиента» не резервирует товар, его исполнение и обеспечение не контролируется.

Перейдем в раздел Продажи – Заказы клиентов и создадим новый документ «Заказ клиента». Заполним и проведем документ.

Как видим, в документе нет возможности указать статус документа и вариант обеспечения для товаров.

Данный вариант удобно использовать на предприятиях, когда для клиента нужно только распечатать счет на оплату с перечнем заказываемых товаров и при этом никакие условия оплаты и отгрузки товаров не контролируются. Создается заказ с перечнем товаров и распечатывается счет.

Данный вариант использования заказов клиентов не подходит под требования нашей задачи, так как нам нужно контролировать отгрузку и обеспечение товара под заказ на складе.

Опять перейдем в раздел Администрирование – CRM и продажи и установим вариант использования заказов «Заказ только со склада».

Откроем повторно уже ранее созданный нами «Заказ клиента».

В документе визуально ничего не изменилось кроме появления возможности указать статус документа.

При использовании заказов как «Заказ только со склада» в документе «Заказ клиента» можно выбрать один из трех статусов:

• На согласовании
• В резерве
• К отгрузке.

В нашем заказе статус установлен по умолчанию «На согласовании». В данном статусе товар по заказу не резервируется на складе.

Далее можно установить статус «В резерве» или «К отгрузке». Статус «В резерве» или «К отгрузке» соответствует установке для всех строк заказа варианта обеспечения «Резервировать на складе» (до релиза УТ 11.1.9 этот вариант обеспечения назывался «Со склада»).

Отличия статусов «В резерве» и «К отгрузке» заключается в том, что при установке и проведении документа со статусом «В резерве» в программе выполняется контроль остатков товаров под данный заказ, а при проведении документа в статусе «К отгрузке» – выполняется контроль наличия товара и контроль оплаты (предоплаты) по заказу.

На данный момент у компании есть в наличии на складе 9 шт. товара «Стол».

Проверить наличие товара можно с помощью отчета «Доступные для продажи товары» (раздел Продажи – Отчеты по продажам ).

Установим в нашем заказе клиента количество товара 10 шт. и вариант оплаты как «Предоплата (до отгрузки)».

Установим статус заказа как «В резерве» и попробуем провести документ.

Программа выдаст ошибку о том, что необходимого количества товара на складе нет. То есть, при проведении заказа в статусе «В резерве» выполняется контроль наличия товара на складе.

Теперь установим статус заказа «К отгрузке» и попробуем повторно провести документ.

Программа покажет еще одно сообщение о том, что нарушены условия оплаты (отсутствует предоплата).

Теперь установим количество в заказе как 1 шт., статус документа «В резерве» и проведем предоплату (документ «Приходный кассовый ордер» на основании заказа) по документу.

Отлично, теперь документ провелся без ошибок.

Повторно сформируем отчет «Доступные для продажи товары»:

Как видим, один стол у нас в резерве под заказ клиента.

При необходимости на основании заказа можно провести документ «Реализация товаров и услуг».

При использовании варианта «Заказ только со склада» заказы принимаются только на товары, которые есть в наличии на складе. Состояние и обеспечение заказов управляются с помощью статусов. Разницу между статусами документа мы рассмотрели. При варианте «Заказ только со склада» есть возможность планирования оплаты.

Но данный вариант использования заказов клиентов нам также не подходит, так как по условию нашей задачи к нам могут поступать заказы на товар, которого нет в наличии.

Еще раз перейдем в раздел Администрирование – CRM и продажи и установим последний вариант использования заказов как «Заказ со склада и под заказ».

Данный вариант использования заказов имеет похожие функции, что и предыдущий вариант «Заказ только со склада». Но в варианте «Заказ со склада и под заказ» можно оформлять заказы не только на товары, имеющиеся на остатках, но и на товары, которых нет в наличии на складе.

В данном варианте использования заказов контроль состояния обеспечения можно производить по каждой строке заказа.

Данный вариант использования заказов подходит под условие нашей задачи. Подробнее рассмотрим основные его возможности и отличия.

Повторно откроем созданный нами выше «Заказ клиента». При использовании заказа «Заказ со склада и под заказ» в документе возможно указать один из двух статусов:

• На согласовании
• К выполнению.

Теперь в нашем документе в табличной части «Товары» появилась возможность указания варианта действия (варианта обеспечения) – колонка «Действия».

Варианты действия позволяют управлять состоянием заказа. То есть, для каждой строки документа можно увидеть состояние обеспечения и выбрать нужное действие.

Для автоматической установки действий в строках предусмотрена команда «Заполнить обеспечение».

В окне, которое откроется по кнопке «Заполнить обеспечение», можно установить не более трех отметок, в зависимости от необходимых действий с товаром.

Для того чтобы провести заказ с товарами, которых нет в наличии и не ожидается их поставка, необходимо установить действие «К обеспечению».

Если товар заказывается только после оплаты, то следует сначала установить «Не обеспечивать», а после оплаты – «К обеспечению».

Если товар необходимо отгрузить – нужно установить действие «Отгрузить».

Резервирование товара со склада – вариант «Резервировать на складе».

Резервирование в ожидаемых поступлениях – вариант «Резервировать к дате отгрузки».

Допустим, что к нам поступил новый заказ клиента на 20 шт. товара «Стол». В наличии есть только 8 шт. (согласно отчету «Доступные для продажи товары»).

Но перед этим, например, у нас уже есть оформленный документ «Заказ поставщику» на 5 шт. товара «Стол».

Поставщик подтвердил, что он может поставить нам товар 6 января. В заказе поставщику установим флажок Поступление одной датой и заполним информацию о дате поставки для товара.
Теперь оформим заказ клиента.

Информацию о том, что товара на данный момент нет на складе, но ожидается его поставка, мы можем получить в момент подбора товара в документ. Программа подсказывает, что сейчас доступно только 8 ед. товара и ожидается поставка товаров 6 января.

При активизации строки с планируемой датой поставки будет автоматически заполнена информация о планируемой дате отгрузки товара в соответствии с планируемой поставкой.

Перенесем подобранную номенклатуру в документ через кнопку в подборе «Перенести в документ».

Для двух строк, по которым есть остаток товара на складе и ожидаемый товар от поставщика, программа автоматически установит вариант «Резервировать к дате отгрузки». Для строки, под которую нет товара, программа установит вариант действия «К обеспечению».

Теперь дополнительно выделим все строки заказа (Ctrl+A) и выполним команду над табличной частью «Заполнить обеспечение».

Так как нам нужно зарезервировать имеющиеся остатки, зарезервировать ожидаемый товар и обеспечить товар, которого нет в наличии, то установим три флажка: «Резервировать на складе», «Резервировать к дате отгрузки» и «К обеспечению».

Нажмем кнопку Заполнить .

Программа немного изменит имеющиеся строки.

Для товара, который есть в наличии, будет установлен вариант обеспечения «Резервировать на складе» и дата отгрузки как текущая.

Ожидаемый товар останется без изменений с вариантом обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и датой отгрузки – дата ожидаемого поступления товара от поставщика.

Вариант «Резервировать к дате отгрузки» используется в том случае, если заказываемый товар необходимо разместить в ранее созданных документах поставки. Если мы создаем заказы поставщикам с помощью обработки «Формирование потребностей по заказам», то на последнем этапе можно указать, что необходимо размещать заказы клиентов во вновь созданных обработкой заказах поставщиков. В этом случае, после завершения обработки, в заказах клиентов будет происходить автоматическое размещение, и в этих заказах будет автоматически установлен вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и указана дата отгрузки, равная дате предполагаемой поставки по заказу.

Такой вариант размещения не предполагает жесткого размещения, однако следует отметить, что при таком варианте работы после автоматического размещения менеджерам для резервирования в предполагаемых поставках будет доступен только нераспределенный остаток.

В нашем случае был оформлен заказ клиента на 20 шт., 8 шт. было зарезервировано на складе, 5 шт. уже распределены по заказу (указан вариант «Резервировать к дате отгрузки»), и товар автоматически распределен.

При оформлении следующего заказа поставщику для распределения в предполагаемых поставках будет доступно только 7 шт.

Для товара, которого нет в наличии и нет ожидаемого остатка, будет установлен вариант «К обеспечению», и дата отгрузки – согласно способу обеспечения, указанному в карточке склада.
Дополнительно мы можем проконтролировать состояние обеспечения в одноименной обработке над табличной частью «Товары» документа.

Проведем «Заказ клиента».

Общее состояние обеспечения товаров по заказам менеджер сможет посмотреть в отчете «Состояние обеспечения заказов» (раздел «Закупки»). В отчете можно указать менеджера, чтобы отобрать те заказы, которые оформлены данным менеджером (менеджер указывается в заказе клиента на странице «Дополнительно»). Также можно установить отбор по складу, по конкретному товару или группе товаров. Используя кнопку «Настроить список» можно выполнить любые произвольные настройки по реквизитам номенклатуры, партнера или заказа клиента.

Зарегистрируем поставку товаров от поставщика. Оформим документ «Поступление товаров и услуг» на основании документа «Заказа поставщику». Мы ожидали поступление товара от поставщика 6 января, но допустим, что товар поступил 5 января.

Теперь проконтролируем состояние наших заказов после оформления приемки товаров на склад в отчете «Состояние обеспечения заказов».

Распределение поступивших товаров происходит автоматически по принципу ФИФО. При этом учитывается дата отгрузки, указанная в заказе. То есть если в заказе установлена более ранняя дата отгрузки, то в первую очередь товар распределится для него. При установке одинаковых дат отгрузки считается, что товар доступен к отгрузке по любому заказу. Далее пользователь должен сам решить, по какому именно заказу можно произвести отгрузку.

Как видим, поскольку товар под заказ поступил ранее, программа предлагает нам сместить дату отгрузки для товара в заказе – кнопка «Резервировать раньше» в колонке «Действия».

Программа зарезервирует поступивший товар (5 шт.) на складе под заказ клиента.
Если открыть сам документ «Заказ клиента», то мы увидим, что для строки, где ранее был вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» теперь установлен вариант «Резервировать на складе» и дата отгрузки не 6 января, а 5 января.

Далее, например, товар по первому нашему заказу и по второму часть товара (с вариантом обеспечения «Резервировать на складе») можно отгрузить полностью. Для строк заказа следует установить действие «Отгрузить».

Если не установить действие «Отгрузить», то товар не перенесется в созданный на основании документ «Реализация товаров и услуг».

После этого можно оформить документ «Реализация товаров и услуг».

После отгрузки товаров по заказам информация в отчете «Состояние обеспечения заказов» изменится: первый заказ будет удален из списка, поскольку товар по нему полностью отгружен, а по второму заказу будет показано, что количество по заказу не обеспечено.

Оформим заказ поставщику на необходимое количество товара.

Для этого попробуем использовать обработку «Формирование потребностей по заказам».

Перейдем в раздел Закупки – Заказы поставщикам и нажмем кнопку Создать – По потребностям .

Первые 4 шага обработки оставим без изменений, нажимая кнопку Далее :

Первый шаг.

Второй шаг.

Третий шаг отсутствует, так как на третьем шаге помощника отображается список товаров, для которых установлены параметры поддержания запаса на складах. В нашем случае таких товаров нет.

Четвертый шаг.

При использовании обработки «Формирование потребностей по заказам» на последнем этапе можно указать, что необходимо размещать заказы клиентов во вновь созданных обработкой заказах поставщиков.

В этом случае после завершения обработки в заказах клиентов будет происходить автоматическое размещение, и в этих заказах будет автоматически установлен вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и указана дата отгрузки, равная дате предполагаемой поставки по заказу.

Откроем созданный через обработку «Заказ поставщику».

Видим, что дата поступления равна предварительно рассчитанной дате отгрузки в заказе клиента. Перейдем в заказ клиента.

После использования в обработке «Формирование потребностей по заказам» флажка Разместить заказы на отгрузку в сформированных заказах на поставку в заказе клиента для товара, где ранее был вариант обеспечения «К обеспечению» теперь установлен вариант «Резервировать к дате отгрузки».

Сформируем повторно отчет «Состояние обеспечения заказов»:

Количество 7 шт. теперь отображается не в колонке «Не обеспечено», а в колонке «Обеспечение из заказов».

Соответственно далее, после поступления товара по заказу поставщика, можно будет аналогично провести резервирование товара более ранней датой (через отчет «Состояние обеспечения заказов» или же из самого документа «Заказ клиента»), в случае если товар поступит раньше.

Итак, мы рассмотрели функционал резервирования и ведения заказов клиентов в программе «1С: Управление торговлей 11», начиная с релиза 11.1.9. Продемонстрировали все варианты использования заказов клиентов, проанализировали возможности разных вариантов обеспечения.

Настройки, как видим, не сложные и гибкие, что даст возможность каждой компании выбирать, какой вариант будет эффективнее на практике.

Коробочные программные продукты компании 1С хороши своей универсальностью, стандартными интерфейсами и простотой освоения. Работа с заказами в 1С строится на понятной и простой схеме обработки документов.

Но даже эту ежедневную и важную работу обработкой заказов в 1С иногда хочется упростить и оптимизировать.

Удобная обработка заказов в 1С

В программе «1С:Управление торговлей» заказы это документы с определенным набором реквизитов.

Что бы увидеть в 1с заказы необходимо зайти в раздел «Продажи» и выбрать пункт «Заказы покупателей». Вам открывается форма списка заказов покупателей. В этой форме Вы видите реквизиты самого заказа такие как номер, дата, клиент, статус, сумма.

Но что делать если Вам необходимо работать с заказами и видеть при этом больший объем информации, быстро получать информацию о товарах в заказе покупателя и т.д.

Обычно для этого делают доработку типовой формы 1С заказы покупателей .

Мы же предлагаем совершенно иную обработку заказов в 1С .

Обработка представляет собой внешний файл, использование которого никак не влияет на целостность базы данных «1С:Управление торговлей», но при желании ее можно безболезненно встроить в 1С для работы с заказами.

В обработке работы с заказами 1С две вкладки – вывод общего списка заказов в 1С и список товаров по всем заказам. Каждая форма содержит фильтры для отбора заказов по статусам выполнения, оплаты и определенным свойствам.

На форме списка заказов при двойном нажатии на заказе 1C открывается форма заказа покупателя. В этой форме можно выставить статус выполнения отгрузки и ввести документ реализация.

Предлагаемая обработка заказов в 1С прежде всего предназначена для работы с заказами, которые приходят в 1С с интернет сайта. В первую очередь из 1С:Битрикс. Но она может быть адаптирована для любой ситуации в зависимости от потребностей пользователей.

Приведенное описание с обработкой заказов в 1С это один из примеров нашей настройки и разработки в "1С:Управление торговлей" по техническим заданиям заказчика.

Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.

Цепочка заказ покупателя – реализация

Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.

В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.

Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.

Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.

И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».

В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.

Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».

Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».

И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.

Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.

Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.

Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.

Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».

Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.

Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.

Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.

Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.